Teczka budynku i wykonawcy od stanu „przed” do rozliczenia
Teczka programu nie powinna być stosem niepowiązanych skanów. Każdy dokument ma odpowiadać na jedno pytanie: kto jest wnioskodawcą, jakiego budynku dotyczy sprawa, jaki był stan wyjściowy, co wynika z audytu, co zamówiono, co wykonano i za co zapłacono. Najbezpieczniej prowadzić jeden indeks oraz osobne katalogi dla etapów przed inwestycją, realizacji i stanu po pracach.
Sekcja 1. Tożsamość sprawy i nieruchomości
Jedna nazwa budynku w całym archiwum
Zapisz dane wnioskodawcy, adres budynku lub wydzielonego lokalu, podstawę własności albo współwłasności oraz dokumenty wymagane przez aktualny program. Sprawdź zgodność adresu, numeru księgi i oznaczeń w każdym załączniku. Jeżeli program wymaga określonego okresu własności lub przewiduje wyjątek, zastosuj brzmienie pakietu właściwego dla daty wniosku — nie streszczenie z artykułu.
Dołącz decyzje, zgłoszenia lub uzgodnienia potrzebne dla planowanych robót, jeżeli taki obowiązek został ustalony. Oznacz je jako dokumenty formalności budowlanej, nie dokumenty oceny dotacji.
Sekcja 2. Stan wyjściowy i dokumenty energetyczne
Zbierz fotografie przegród, instalacji i wszystkich źródeł ciepła, ich tabliczki znamionowe oraz dostępne protokoły. Opisz sposób ogrzewania i przygotowania ciepłej wody bez pomijania urządzeń dodatkowych. Zachowaj dowód wizyty w budynku osoby przygotowującej dokumentację energetyczną, jeżeli wynika to z procedury.
Audyt energetyczny opisuje stan i wariant przedsięwzięcia. Dokument Podsumowujący Audyt Energetyczny, czyli DPAE, przenosi wymagane wyniki do wzoru programu. Po wykonaniu prac świadectwo charakterystyki energetycznej dokumentuje stan „po”. Te trzy materiały mają różne funkcje i nie powinny być wzajemnie zastępowane. Osobę sporządzającą sprawdź w centralnym wykazie MRiT.
Więcej: Audyt, DPAE, świadectwo i Lista ZUM — cztery różne kontrole.
Sekcja 3. Mapa zakresu i modeli
Utwórz tabelę: element z DPAE, pozycja aktualnego załącznika kosztowego, oferta, pełny model, parametr, wymagany dowód i planowany protokół odbioru. Jeżeli zakres oferty odbiega od DPAE, nie rozwiązuj różnicy własnym opisem. Wyjaśnij, czy potrzebna jest aktualizacja dokumentacji lub zmiana warunków umowy dotacji.
Jeżeli dana kategoria wymaga Listy ZUM, sprawdź dokładne oznaczenie urządzenia lub materiału i status w momencie określonym przez aktualne zasady. Zapisz datę kontroli oraz zachowaj wynik. Model z podobnym symbolem, inna moc lub pakiet handlowy nie muszą być tą samą pozycją.
Sekcja 4. Weryfikacja wykonawcy
Sprawdź firmę w urzędowej wyszukiwarce CEIDG i KRS. Porównaj nazwę, NIP, formę prawną, status i osoby uprawnione do reprezentacji z ofertą oraz umową. Osobno zweryfikuj doświadczenie i uprawnienia potrzebne do konkretnego zakresu. Poproś o warunki gwarancji, wymagane płatne przeglądy, dostępność serwisu i procedurę usuwania wad.
Referencja przekazana przez sprzedawcę jest jednym materiałem, nie wynikiem kontroli. Nie traktuj logotypu programu, identyfikatora handlowego ani zapewnienia o „współpracy z urzędem” jako wpisu na liście operatorów lub rekomendacji NFOŚiGW.
Sekcja 5. Umowa, pełnomocnictwo i prefinansowanie
Umowa z wykonawcą powinna łączyć zakres z DPAE, wskazywać parametry, modele, materiały, harmonogram, płatności, odbiory, dokumenty, gwarancję, serwis i zasady zmian. Porównaj ją z aktualnym wzorem udostępnionym w dokumentacji programu. Jeżeli program wymaga określonych postanowień, muszą znaleźć się także w umowie napisanej według innego wzoru.
Prefinansowanie nie jest upoważnieniem wykonawcy do dowolnego dysponowania dotacją. Sprawdź udział operatora, fakturę zaliczkową, dyspozycję, harmonogram i warunki rozliczenia według bieżącego pakietu. Pełnomocnictwo ogranicz do czynności, które rozumiesz i chcesz powierzyć; zachowaj podpisaną wersję oraz informację o sposobie jego odwołania.
Instrukcja kontroli: Prefinansowanie bez skrótów: umowa, zaliczka i odbiór wykonawcy.
Sekcja 6. Odbiór, płatność i stan „po”
Przed odbiorem porównaj wykonanie z umową, DPAE i wykazem modeli. Zapisz numery seryjne, parametry, ilości oraz widoczne odstępstwa. Odbiór bez zastrzeżeń podpisuj dopiero po kontroli. Dołącz fakturę, potwierdzenie płatności, protokoły, dokumenty uruchomienia, gwarancje, instrukcje i dowody postępowania ze starym źródłem lub odpadami w zakresie wymaganym przez program i prawo.
Po pracach zamów świadectwo charakterystyki energetycznej u osoby uprawnionej. Sprawdź spójność adresu i zakresu ze stanem faktycznym. Protokół wizytacji operatora jest elementem procesu, ale aktualne materiały operatorskie wyraźnie zastrzegają, że sam nie stanowi ostatecznego potwierdzenia prawidłowej realizacji umowy dotacji.
Sekcja 7. Archiwum i kontrola zmian
Zachowaj wersję złożonego wniosku, umowę dotacji, aneksy, korespondencję, wnioski o płatność i dowody ich przekazania. Przy każdej zmianie dopisz datę, autora, podstawę oraz dokumenty, których dotyczy. Okres przechowywania i obowiązki trwałości odczytaj z własnej umowy i aktualnych zasad.